Компания «Док.ру» завершила проект внедрения системы Docsvision в "НИЦ ЕЭС"

Основные задачи, которые стояли перед проектом – это организация единого места для работы с документами, сокращение и контроль сроков их согласования. Для решения поставленных задач был выбран модуль «Согласование документов», разработанный компанией «Док.Ру» на платформе Docsvision.

ОАО «НИЦ ЕЭС» осуществляет управление недвижимостью в России – более 30 объектов по всей стране, в том числе офисные комплексы и другая коммерческая недвижимость. В компании около 80 сотрудников, и практически все они каждый день работают с документацией и участвуют в процессах согласования. На момент старта проекта по автоматизации договорной работы в компании уже была установлена система Docsvision. До этого она использовалась только для регистрации корреспонденции.

В рамках проекта специалисты компании «Док.ру» установили модуль «Согласование документов» и настроили его под специфику организации, создали правила и маршруты согласования документов, провели обучение пользователей работе в системе. После проведения опытной эксплуатации системы и приемо-сдаточных испытаний проект был успешно завершён. Можно отметить также уникально короткие сроки проекта - всего 2 месяца с момента подписания договора до подписания акта сдачи-приемки.

В настоящий момент система Docsvision используется для согласования всех видов документов в «НИЦ ЕЭС». Решение закрыло все поставленные в начале проекта задачи: система сама исключает вероятность потери документа согласующими лицами, регламентирует сроки проведения согласования, а все комментарии к документам остаются. Это увеличило прозрачность и качество принятия решений. В базе данных системы хранится уже более 3500 документов, по ним можно осуществлять удобный полнотекстовый или атрибутивный поиск.

Интересной особенностью проекта является разграничение доступа по территориально-распределенным управляемым обществам, в которых ОАО «НИЦ ЕЭС» осуществляет функции единоличного исполнительного органа. Филиалы работают в единой системе, но видят только объекты по своим задачам, например, по сквозным процессам согласования, когда документы могут быть инициированы в филиале. После внутреннего согласования таких документов, процесс продолжается внутри головной компании, а потом документы возвращаются в филиал на исполнение.

Эксперты компании Док.Ру предложили руководству «НИЦ ЕЭС» дорожную карту развития системы, которая подразумевает включение в документооборот сотрудников дочерних обществ и создание единого информационного пространства уже для всей структуры организации.