При параллельном согласовании задание на согласование получают все согласующие лица сразу, а согласование завершается когда все внесли свои замечания. При последовательном согласовании участники получают задание на согласование последовательно и друг за другом вносят замечания. Смешанное согласование – согласование, где присутствуют как последовательные, так и параллельные участки. Можно настроить любой регламент согласования договоров.

Комментарии и правки к документам могут вноситься участниками согласования как непосредственно в текст документа, так и в виде текстовых комментариев. Если комментарии вносятся непосредственно в текст документа, то итоговый документ собирается из всех версий всех участников согласования и представляется в результирующем документе в виде консолидированного документа в режиме рецензирования (для документов MS Word), в котором разными цветами подсвечены правки согласующих с указанием ФИО рецензента. Эта функция очень важна для того, чтобы автоматизировать процесс согласования договоров, т.к. договор - это большой текстовый доумент, правки к которому могут создавать различные подразделения компании.

Если участнику согласования для выражения мнения необходимо провести согласование внутри экспертной группы, то он может создать подчиненное согласование. Это согласование будет дополнительным витком к существующему. Основываясь на результате этого согласования, сотрудник уже может выразить свое мнение в основном процессе. Если говорить о том, как организовать процесс согласования договоров - данная функция крайне важда для проведения дополнительных согласований в профильных экспертных группах, или для того, чтобы делегировать задание согласование на подчиненного.

В системе существует возможность задавать правила – формальные критерии документов, по которым определяется выбор схемы согласования. Например, можно настроить правила, с помощью которых система рассчитает различные маршруты по сумме договора – если сумма больше 100 т.р., то маршрут согласования будет «Руководитель – Юрист – Финансовый директор», если сумма меньше 100 т.р., то более простой маршрут – «Руководитель – Юрист». При создании карточки инициатор вводит сумму договора, а система автоматом рассчитывает нужный маршрут. Правила создаются администраторами системы и не требуют программирования.

В качестве участника согласования система позволяет указать в маршруте как конкретного сотрудника (ФИО), так и роль, например, если указать в маршруте роль «Бухгалтер», то задание будет приходить не конкретному сотруднику, а всем бухгалтерам и кто первый возьмет задание в работу тот и будет согласующим.
Использование ролей может быть удобно в случае, когда неизвестно какой конкретно сотрудник компетентен в данном вопросе или при запуске согласование нельзя определить кто из сотрудников роли на данный момент свободен, чтобы согласовать данный документ.

Довольно часто среди согласующих должен выступать сотрудник, участие которого в процессе согласования определяется тем или иным инициатором. Например: если согласующим должен выступать руководитель инициатора, то в качестве согласующего в схеме мы не можем поставить конкретное лицо – оно меняется в зависимости от инициатора. Для указания таких участников используются реляции – это специальные роли которые зависят от инициатора (или от другого сотрудника, указанного в карточке).

В маршруте можно задавать так называемые Динамические роли – это роль, участники которой неизвестны во время запуска процесса и будут определены в ходе согласования. Например, в маршруте «Руководитель ЮД (назначить Юриста) -> Юрист -> Бухгалтер», во время запуска согласования неизвестно кто будет работать с документом в качестве юриста. На первом этапе задание приходит руководителю ЮД и он назначает (выбирает из справочника при завершении задания) одного из сотрудников ответственным юристом по данному документу, далее система отправит задание выбранному сотруднику, а на следующем круге согласования (когда юрист уже задан) будет отправлять задание уже назначенному ответственному юристу.

После завершения цикла согласования и в зависимости от результата документ может менять состояние. А переход в другое состояние инициировать другой процесс согласования договоров. Управление данными переходами осуществляется на уровне настройки правил и маршрутов администраторами системы без программирования. Данная функция позволит настроить любой регламент согласования договоров.

В маршруте могут фигурировать не только простые этапы (задание на согласование, задание на подписание, задание на доработку и т.д.), но и другие виды заданий. Например: задание на прикрепление скана документа – может быть отправлено инициатору после успешного согласования, задание на передачу оригинала в архив, задание на указание контрагента или участника динамической роли и т.д. Также в маршрутах возможна настройка служебных участков, например, «Переместить карточку в определенную папку», «Назначить доступ на карточку определенному сотруднику» и т.д.

На этапе внедрения Исполнитель может разработать специализированные участки маршрута под требования Заказчика, а в процессе эксплуатации администраторы Заказчика смогут включать эти участки в маршруты согласования без перепрограммирования системы и без привлечения Исполнителя или других подрядчиков. Например, это может быть участок «Согласование с Казначеем», логика которого специфична для Заказчика (например, Казначей определяется по сложным критериям и на его выбор влияют различные факторы). Можно запрограммировать логику этого участка маршрута на этапе внедрения и использовать его как в существующих, так и в новых маршрутах в процессе эксплуатации. Пример маршрута: «Руководитель ЮД – Юрист – Согласование с Казначеем».

В ходе согласования участники вводят в систему результаты работы с документом – «Согласован», «Не согласован», «Подписан», «Не подписан», «Передан в архив», «Добавлен скан» и т.д., а также указывают замечания, как в тексте документа, так и в простых текстовых комментариях. Все результаты и комментарии система добавляет в автоматически формирующийся лист согласования, представляющий собой таблицу с историей согласования данного документа. Лист согласования впоследствии хранится в системе как неотъемлемая часть карточки документа и может быть распечатан в любой момент, например, для подписанта, если он лично не работает в системе, это делает за него секретарь. Это позволит увидеть не только комментарии согласующих, но и как в организации работает регламент согласования договоров.