Эта статья для наших потенциальных клиентов, написана она в первую очередь для того, чтобы помочь нашим уважаемым заказчикам сделать правильный и обоснованный выбор СЭД.
Во-первых, хочется оговориться, что здесь не будут рассмотрены такие обычные функции, присущие практически всем СЭД, как хранение файлов, версионность, workflow и пр. Это сделано намеренно, и это связано с тем, что все системы электронного документооборота, что присутствуют на данный момент на рынке, обладают всем необходимым для этого функционалом. Ну а если и не обладают, то в ближайшие полгода станут обладать. Рынок таких систем вступает в фазу насыщения, и система, не оснащенная достаточным арсеналом, чтобы присутствовать в таблицах сравнения систем электронного документооборота, не имеет шансов.
Такие таблицы вы можете найти на сайтах производителей систем электронного документооборота. Мы не призываем совсем не обращать на них внимание, но всем понятно, что каждый разработчик выбирает такие параметры сравнения, по которым его система электронного документооборота выглядела бы в наиболее выгодном свете, опуская те параметры, которые на его (но не ваш) взгляд не важны. Кроме того, реализация отдельных функций в различных программах может отличаться, и здесь невозможна в принципе объективная оценка какая из этих реализаций лучше.
На что обратить внимание при выборе системы на которой реализовывать электронный документооборот и делопроизводство? Попробуем провести анализ с точки зрения покупателя.
Мы считаем, в первую очередь, что любая современная система, которая будет охватывать своими функциями значительную часть пользователей компании, должна быть ПЛАТФОРМОЙ. Полноценной платформой, на которой, в принципе можно собрать любое бизнес приложение. Система электронного документооборота и делопроизводства должна обладать мощными средствами разработки приложений. Разработка любого бизнес-приложения связана с разработкой интерфейса, бизнес-логики, системы сериализации (сохранения) объектов системы в хранилище. Соответственно и платформа электронного документооборота должна обладать средствами разработки на этих уровнях: должна обладать визуальным конструктором интерфейсов, средством разработки бизнес логики, и разветвленным API для интеграции.
Почему это важно? Дело все в том, что, как правило, любой проект внедрения масштабной системы только автоматизацией документооборота и делопроизводства не ограничивается, а перерастает в проект развития на несколько лет. И от гибкости платформы зависит насколько быстро и просто мы можем собирать решения текущих бизнес-задач на том или ином фреймворке. Если говорить о проекте развития системы автоматизации документооборота более серьезно, то помимо вышеуказанных возможностей по разработке, система должна поддерживать возможность релизного подхода к разработке, когда сама разработка осуществляется на отдельном стенде разработки, и после реализации требований в рамках релиза переносится в виде инсталляционного пакета сначала на среду тестирования, а потом в «боевую» среду. Данный подход обеспечивает функциональную целостность, качество продукта, и, как следствие, отсутствие проблем с пользователями.
Во-вторых система электронного документооборота должна иметь средства масштабирования, такие как возможность построения распределенных систем и кластеризация.
Почему это важно? Когда в вашей компании сначала было 20 человек, а потом, внезапно, стало 200, а офисов сначала было 1 а потом стало 5 в 5-ти часовых поясах, понятно что та инфраструктура, которая вас устраивала на старте совершенно не годится? Дело даже не в производительности, можно поставить другую железку, но железка, которая вытянет сложное приложение да еще с двумя сотнями (тысячами) пользователей… Просто надежность повышается только резервированием (горячим или холодным) поэтому, как минимум, 2 железки. А будет ли ваша система работать сразу на 2-х железках также как на одной – это вопрос.
В третьих внимание нужно уделить производителю системы электронного документооборота и комьюнити. Производитель ПО, он вообще хочет производить свою систему электронного документооборота дальше? Какие у него планы развития, на каких клиентов он ориентируется? Нужно также понять он сам занимается внедрением или будет делать это через своих партнеров-интеграторов. Нужно узнать их количество, и как осуществляется поддержка.
Что касается комьюнити, то нужно понять много ли их – специалистов по выбранной вами системе, и насколько распространена технология, т.к. от этого зависит объем предложения, и, следовательно, стоимость специалистов.
Именно этими тремя ориентирами мы руководствовались, в начале деятельности нашей компании, когда решали чем заниматься. В настоящее время мы не изменяем нашему подходу.
Проиллюстрируем следующими примерами:
Система электронного документооборота CompanyMedia на платформе Lotus Domino обладает всеми перечисленными свойствами:
- Платформа Lotus Notes/Domino обладает очень мощными средствами разработки. Domino Designer позволяет конструировать интерфейсы как для rich client, так и для тонкого web клиента. Средства разработки кода на Java и Lotus Script (аналог Visual Basic). Хочется также обратить внимание – язык разработки должен быть распространен, что позволяет расширять сообщество разработчиков за счет разработчиков на этих языках.
- IBM Lotus Domino позволяет строить большие распределенные системы за счет возможностей репликации баз данных и кластеризации решений.
- За 20 лет присутствия на рынке технологии, компания IBM целенаправленно и последовательно развивала продукт, который в начале этого периода существенно опережал время. Это позволило сложить вокруг продукта достаточно серьезное сообщество по всему миру.
Второй пример: платформа DocsVision.
- С момента появления, система электронного документооборота DocsVision зарекомендовала себя как платформа. С самого начала своего развития она имела средства построения интерфейсов, конструктор бизнес процессов, API и возможность создавать полноценные приложения. В настоящий момент эти средства очень серьезно развились, но как прежде, здесь ключевую роль играю языки платформы .Net: C# и VB.Net. Отметим, что разработчиков на этих языках очень много.
- За счет полноценного использования платформы от компании Microsoft, система обладает средствами репликации баз данных и позволяет кластеризовать сервер приложений.
- С самого своего основания, компания DocsVision заявила о вендорской модели продаж, в которой производителем софта является компания Доксвижн, а внедрением этого продукта занимаются партнеры. Это послужило локомотивом создания мощной сети партнеров, и соответственно большое community разработчиков и внедренцев.
Но все имеет свои ограничения. Как правило стоимость лицензий платформенного ПО достаточно высока и влечет за собой дополнительные затраты на услуги компаний-интеграторов, которые реализуют решение задач и интегрируют свое решение в текущую информационную инфраструктуру.
Как быть?
Здесь есть 2 варианта:
Вариант первый:
рассмотреть SAAS решения, они по сути, как правило, являются коробочными (не позволяют разрабатывать и развивать их собственными силами) но имеют возможность получить к ним доступ из любой точки мира, где есть интернет. Вторым важным преимуществом является то, что вам не нужно заботиться об инфраструктуре. Провайдер SAAS приложения сам обо всем позаботится.
Вариант второй:
Рассмотреть возможность покупки платформенного ПО в составе коробочного решения. Это позволит решить вашу функциональную задачу, а во вторых даст возможность в дальнейшем развить это решение не тратясь на миграцию пользователей и данных. Такой вариант внедрения системы электронного документооборота мы предлагаем всем своим клиентам с небольшими или средними размерами бизнеса.
